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05/30/2022 Por: e-Digital

Gestión documental: ahorra en trámites (desde ahora) innecesarios para tu empresa

Lectura: 5min
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La gestión documental implica pasar del papel a archivos digitales, lo que permite no solo la implementación de procesos tecnológicos ágiles, si no un ahorro en distintos aspectos para tu empresa.

Gestión documental: beneficios económicos

  • Ahorro en costo de papel
  • Ahorro en impresión
  • Ahorro en envío postal
  • Ahorro en archivado de papel
  • Ahorro por gestión de pérdida
  • Ahorro en gestión de seguimiento


    Costos ocultos de documentos papel Costo por documento Supuesto para un documento
    1 Costo de la firma $ 35 Precio firma
    2 Costo impresión documento papel $ 15 Precio servicio impresión
    3 Procesamiento $ 460 Costo de 5 minutos, costo empresa de 1 millón.
    4 Despacho físico $ 800 Carta, entrega 5 días hábiles, transporte
    5 Almacenamiento físico $ 3 % espacio de documento por metro cúbico.
    6 Conexión a Internet $ 2 % de envío y recepción de un documento.
    7 Papeles valorados $ 1.170 Previsión por pérdida (multa DT).
    8 Almacenamiento digital $ 15 Servicio de digitalización.
      Costo total $ 2.500  

     

La gestión documental y las transacciones digitales están aportando enormes beneficios a organizaciones de todo tipo de tamaño, sector y ubicación, en tres áreas clave:

  1. Ganancias financieras inmediatas: al reducir el tiempo de las transacciones, las organizaciones ven beneficios financieros inmediatos en semanas, en lugar de en meses o años.

  2. Transforma la experiencia del cliente: en lugar de esperar días, semanas o incluso meses para que se completen las transacciones, el progreso se puede constatar al instante. Esta velocidad genera valor a los clientes, tanto externos como internos, y eleva la posición de la organización al proporcionar un servicio superior.
    .
  3. Rápida demostración de la conformidad: cada documento cuenta con QR, una pista de auditoría digital de fácil acceso que permite documentar su conformidad de manera rápida y sencilla, según las leyes y regulaciones del sector.

Business meeting in a virtual space conceptual business illustration.
Ahorra en firma y notarías gracias a la firma electrónica avanzada

La firma electrónica avanzada o firma digital ha sido considerada como un “game changer” en la gestión documental de las empresas y en los procesos operativos al interior de éstas. Firmar digitalmente garantiza agilidad en los trámites y evita interminables tiempos de espera en notarías para la validación de documentos.

Para las grandes empresas, que requieren un número considerable de estas transacciones (+ 1.000 firmas mensuales o más), la firma electrónica avanzada o firma digital implican además un ahorro importante en gestión. Por esta razón, contar con un sistema de gestión documental que incluya firmas electrónicas avanzadas o digitales resulta indispensable si nuestra meta es generar un ahorro en “trámites físicos”, por lo que es importante considerar que ambos servicios vayan de la mano y se adecúen a las necesidades específicas de tu empresa.

En resumen, considerar aspectos como el ahorro económico, el ahorro en tiempos de espera y la agilidad de los procesos que ofrece la gestión documental, solo pueden ser garantizados si el proveedor de firma electrónica avanzada y gestión documental que pagamos, permita dar un salto cuantitativo en la forma en que gestionamos nuestra documentación y data. La escalabilidad de los procesos internos solo es posible en medida que contamos con un sistema que sea de fácil y rápida implementación y que además implique una reducción de los gastos (de todo tipo).




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