La gestión documental implica pasar del papel a archivos digitales, lo que permite no solo la implementación de procesos tecnológicos ágiles, si no un ahorro en distintos aspectos para tu empresa.
Gestión documental: beneficios económicos
| Nº | Costos ocultos de documentos papel | Costo por documento | Supuesto para un documento |
| 1 | Costo de la firma | $ 35 | Precio firma |
| 2 | Costo impresión documento papel | $ 15 | Precio servicio impresión |
| 3 | Procesamiento | $ 460 | Costo de 5 minutos, costo empresa de 1 millón. |
| 4 | Despacho físico | $ 800 | Carta, entrega 5 días hábiles, transporte |
| 5 | Almacenamiento físico | $ 3 | % espacio de documento por metro cúbico. |
| 6 | Conexión a Internet | $ 2 | % de envío y recepción de un documento. |
| 7 | Papeles valorados | $ 1.170 | Previsión por pérdida (multa DT). |
| 8 | Almacenamiento digital | $ 15 | Servicio de digitalización. |
| Costo total | $ 2.500 |
La gestión documental y las transacciones digitales están aportando enormes beneficios a organizaciones de todo tipo de tamaño, sector y ubicación, en tres áreas clave:
Ahorra en firma y notarías gracias a la firma electrónica avanzada
La firma electrónica avanzada o firma digital ha sido considerada como un “game changer” en la gestión documental de las empresas y en los procesos operativos al interior de éstas. Firmar digitalmente garantiza agilidad en los trámites y evita interminables tiempos de espera en notarías para la validación de documentos.
Para las grandes empresas, que requieren un número considerable de estas transacciones (+ 1.000 firmas mensuales o más), la firma electrónica avanzada o firma digital implican además un ahorro importante en gestión. Por esta razón, contar con un sistema de gestión documental que incluya firmas electrónicas avanzadas o digitales resulta indispensable si nuestra meta es generar un ahorro en “trámites físicos”, por lo que es importante considerar que ambos servicios vayan de la mano y se adecúen a las necesidades específicas de tu empresa.
En resumen, considerar aspectos como el ahorro económico, el ahorro en tiempos de espera y la agilidad de los procesos que ofrece la gestión documental, solo pueden ser garantizados si el proveedor de firma electrónica avanzada y gestión documental que pagamos, permita dar un salto cuantitativo en la forma en que gestionamos nuestra documentación y data. La escalabilidad de los procesos internos solo es posible en medida que contamos con un sistema que sea de fácil y rápida implementación y que además implique una reducción de los gastos (de todo tipo).