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Gestão de documentos: economize papelada desnecessária (a partir de agora) para sua empresa

imagen ilustrativa de persona sosteniendo una planta con forma de proyección ascendente

A gestão de documentos envolve a passagem do papel para os arquivos digitais, o que permite não só a implementação de processos tecnológicos ágeis, mas também economia em diversos aspectos para sua empresa.

Gestão de documentos: benefícios econômicos

  • Economia no custo do papel
  • Economia de impressão
  • Economia de postagem
  • Economia no arquivamento de papel
  • Economia de gerenciamento de perdas
  • Economia no gerenciamento de monitoramento
Custos ocultos de documentos em papelCusto por documentoSuposição para um documento
1Custo de assinatura$ 35Preço de assinatura
2Custo de impressão de papel de documento$ 15Preço do serviço de impressão
3Acusação$ 460Custo de 5 minutos, custo da empresa de 1 milhão.
4Escritório físico$ 800Carta, entrega 5 dias úteis, transporte
5armazenamento físico$ 3% de espaço de documento por metro cúbico.
6Conexão com a internet$ 2% de envio e recebimento de um documento.
7papéis de valor$ 1.170Provisão para perdas (multa DT).
8armazenamento digital$ 15Serviço de digitalização.
Custo total$ 2.500

Quer saber mais sobre gestão de documentos e assinatura eletrônica?

O gerenciamento de documentos e as transações digitais estão trazendo enormes benefícios para organizações de todos os tamanhos, setores e locais, em três áreas principais:

  1. Ganhos financeiros imediatos: ao reduzir o tempo de transação, as organizações veem benefícios financeiros imediatos em semanas, em vez de meses ou anos.

  2. Transforme a experiência do cliente: em vez de esperar dias, semanas ou até meses para que as transações sejam concluídas, o progresso pode ser visto instantaneamente. Essa velocidade cria valor para os clientes, tanto externos quanto internos, e eleva a posição da organização ao fornecer um serviço superior.
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  3. Demonstração rápida de conformidade – Cada documento é habilitado para QR, uma trilha de auditoria digital de fácil acesso que permite documentar sua conformidade de maneira rápida e fácil, de acordo com as leis e regulamentações do setor.
hombre ejecutivo digitando sobre pantalla

Economize em assinaturas e notários graças à assinatura eletrônica avançada

A assinatura eletrônica avançada ou assinatura digital tem sido considerada um game changer na gestão documental das empresas e nos processos operacionais dentro delas. A assinatura digital garante agilidade nos procedimentos e evita filas intermináveis ​​em cartórios para validação de documentos.

Para as grandes empresas, que exigem um número considerável dessas transações (+ 1.000 assinaturas mensais ou mais) , a assinatura eletrônica avançada ou assinatura digital também implica uma economia significativa na gestão. Por isso, ter um sistema de gestão documental que inclua assinaturas eletrônicas avançadas ou digitais é essencial se nosso objetivo é gerar economia em “procedimentos físicos”, por isso é importante considerar que ambos os serviços andam de mãos dadas e se adaptam às especificidades necessidades da sua empresa.

Em resumo, considerando aspectos como economia econômica, economia de tempo de espera e agilidade dos processos oferecidos pela gestão documental, só pode ser garantido se o provedor de assinaturas eletrônicas avançadas e gestão de documentos que pagamos nos permitir dar um salto quantitativo . na forma como gerenciamos nossa documentação e dados. A escalabilidade dos processos internos só é possível na medida em que dispomos de um sistema fácil e rápido de implementar e que implique também uma redução de despesas (de todos os tipos).

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