A necessidade de gestão documental tornou-se evidente durante a pandemia e representou um ponto de viragem para todos os departamentos da empresa, mas sobretudo para a área de recursos humanos. Isso se deve ao fato de que em 2021 foi promulgada a Lei 21.327, denominada “ Modernização da Diretoria do Trabalho ”, que contempla, pela primeira vez, obrigações no campo digital para o RH.
Conforme estipulado, “a Direcção do Trabalho terá o poder de aceder eletronicamente a toda a documentação laboral e previdenciária obrigatória dos empregadores e empresas que conste no sítio eletrónico disponibilizado e indicado pelo empregador”. Mas o que isso significa na prática?
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Gestão documental para recursos humanos: um sistema que facilita o controle e as auditorias
Para cumprir as exigências da nova Lei 21.327, as áreas de recursos humanos devem iniciar a tarefa (muitas vezes árdua) de digitalização de toda a documentação trabalhista que normalmente é analisada em uma auditoria administrativa. Com isso queremos dizer:
- Contrato de trabalho e anexos
- Acertos salariais
- vales de férias
- pactos especiais
- Recibos de recebimento de RIOHS, EPP e ODI, bem como o registro de presença).
Para realizar esse processo, os profissionais de RH costumam contar com plataformas de gerenciamento de documentos que permitem a digitalização e o upload massivo de documentos.
Como sabemos, não basta digitalizar, carregar e armazenar documentos. Se as informações não estiverem unificadas em um único local e com os níveis de acesso relevantes para que diferentes colaboradores possam entrar, as empresas podem se encontrar no mesmo problema que tinham antes de iniciar a transformação digital, apenas em um formato diferente.
É essencial escolher um sistema que permita que os processos de recursos humanos sejam realizados de forma eficiente. Uma plataforma de gestão documental de fácil implementação deve permitir a busca de documentos e informações relativas a trabalhadores e colaboradores de forma simples. Com isso, deve-se levar em consideração também que a documentação esteja sempre atualizada, para manter um sistema ordenado e facilitar a auditoria interna ou controle externo do mesmo.
Ao mesmo tempo, é importante ter em mente ao escolher um sistema de gestão documental que atenda à legislação vigente nas áreas de segurança, titularidade de dados e custódia de documentos, além de atender aos padrões globais de segurança.
A Assinatura Eletrônica é aquela que é utilizada para verificar a identidade da pessoa que emitiu um documento eletrônico. Existem diferentes assinaturas eletrônicas que se distinguem de acordo com a natureza dos documentos que são assinados, seu valor probatório e a segurança utilizada, tanto na sua criação quanto na concedida pelo seu uso.